Documentación Comprar y vender
Compras, órdenes y gastos
El documento que sube stock, la orden de compra y por qué Gastos no es Egresos.
La compra sube el stock
Una compra es un documento con proveedor, número, fecha y líneas de producto. Al registrarla, cada línea sube la existencia de la sucursal que le corresponde, y actualiza el costo del producto.
Una compra puede repartirse entre sucursales
La sucursal es por línea, no del documento. El encabezado tiene una «sucursal predeterminada» para las líneas nuevas, pero cada renglón puede ir a otra. Sirve cuando llega un pedido que se reparte entre la tienda y la bodega.
Contado o crédito
Lo decide la forma de pago: si tiene días de plazo, la compra nace al crédito y el sistema calcula la fecha de vencimiento. Si es de contado, nace pagada.
Las compras al crédito quedan con saldo pendiente, y ese saldo es el que se va bajando con los pagos.
Dónde se le paga al proveedor
Hay dos caminos, y sirven para cosas distintas:
- Desde la compra — un abono directo, para cuando se paga de la caja.
- Desde Bancos → Pago a proveedores — cuando se paga con cheque o transferencia. Ahí podés pagar varias compras con un solo cheque, y el monto de cada línea es editable.
El saldo de cada compra ya descuenta los abonos y las notas de crédito, así que no hay que llevar esa cuenta aparte.
Estado de cuenta del proveedor
En el hub de Bancos, al elegir un proveedor aparece todo lo que se le debe: saldo, cuánto está vencido, cuántos documentos y desde cuándo vence el más viejo.
Es un libro corrido: cada compra como cargo y debajo una línea por cada abono o nota de crédito, diciendo de qué banco salió y con qué referencia. Se imprime y se exporta a Excel.
Órdenes de compra
Una orden es una intención: no mueve stock ni cambia costos. Tiene cuatro estados: Pendiente, Aceptada, Rechazada y Compra.
El flujo es: se crea → el proveedor la acepta → se convierte en compra. Al convertir, las líneas se copian al formulario de compra y ahí completás forma de pago y tipo de documento. Recién al registrar esa compra sube el stock, y la orden queda marcada como Compra.
Sólo se puede convertir una orden Aceptada, y se convierte completa.
Notas de crédito de compra
Es lo que el proveedor te acredita: una devolución o un descuento. Baja el saldo de la compra.
Gastos ≠ Egresos
Es la confusión más común del sistema:
- Gastos es un documento (factura o recibo) con proveedor, fecha y vencimiento. Nace debiendo: genera una cuenta por pagar, y se paga después desde el banco. Sirve para el alquiler, el seguro, la comisión de la tarjeta.
- Egresos es una salida de efectivo del cajón, ya pagada. No tiene proveedor ni saldo, y baja el efectivo esperado del corte.
Si lo que sacaste fue plata de la caja, es un egreso. Si es una factura que vas a pagar después, es un gasto.
El recibo como documento de gasto
Los tipos de documento de compra traían sólo facturas y formularios de SAT. Se agregó RECIBO, que es lo que respalda la comisión de la tarjeta o un seguro cuando no hay factura.